Zwischen Klassenzimmer und Cloud: Der Einkaufs-Kompass für moderne Schulen

Die Schule hat sich verändert, und mit ihr der Einkauf. Was früher oft ein vergleichsweise einfacher Beschaffungsprozess über lokale Papeterien und Standardlieferanten war, ist heute ein komplexer Ablauf mit IT-Systemen, Softwarelizenzen, Datenschutzanforderungen und öffentlichen Ausschreibungen. Alles unter Einhaltung des Beschaffungsrechts. Für Schulen bedeutet das mehr Verantwortung bei gleichbleibend knappen Ressourcen. Für Anbieter wie uns bedeutet es: Wer versteht, wie Schulen wirklich einkaufen, wird zum Partner – nicht nur zum Lieferanten.

Vom Materialeinkauf zur Systembeschaffung

Die Schulbeschaffung war schon immer mit Planung, Budgetverantwortung und organisatorischem Aufwand verbunden. Doch während früher vor allem klassische Lehrmittel, Mobiliar oder einzelne technische Anschaffungen im Fokus standen, umfasst der Einkauf heute zunehmend komplexe digitale Ökosysteme:

• Endgeräte (Tablets, Notebooks) 
• Software und Lernplattformen 
• Cloud-Dienste und Benutzerverwaltung 
• Netzwerkinfrastruktur 
• Support- und Wartungskonzepte 

Es werden nicht mehr einzelne Produkte, sondern funktionierende Gesamtsysteme eingekauft. Und das bringt einige Herausforderungen mit sich, denn Schulen sind Bildungseinrichtungen, keine IT-Abteilungen.

Warum der Schuleinkauf so komplex geworden ist

1. Digitalisierung ist kein Zusatz mehr

Digitale Tools sind längst fester Bestandteil des Unterrichtsalltags. Lernplattformen, kollaboratives Arbeiten und hybride Unterrichtsformen gehören in den meisten Schulen dazu. Die technische Infrastruktur ist schon lange kein Extra mehr, sondern Grundvoraussetzung.

2. Entscheidungen betreffen viele Beteiligte

Ein Schulprojekt wird selten von einer Person entschieden, sondern durchlaufen lange Entscheidungswege mit hohen Abstimmungsanforderungen. Typische Stakeholder dabei sind:

• Schulleitung (Strategie & Budget) 
• IT-Verantwortliche (Technik & Sicherheit) 
• Lehrpersonen (Praxistauglichkeit) 
• Schulträger (Kosten & Vergabe) 

3. Öffentliche Gelder erfordern klare Regeln

Öffentliche Schulen arbeiten mit Steuergeldern. Daher unterliegen sie dem Beschaffungsrecht. Dieses sorgt für:

• fairen Wettbewerb 
• Transparenz 
• wirtschaftliche Nutzung von Mitteln 
• soziale und ökologische Nachhaltigkeit

In der Praxis bedeutet das, dass ab bestimmten Schwellenwerten Beschaffungen öffentlich ausgeschrieben werden müssen – in der Schweiz beispielsweise über die Plattform simap.ch.

Das Beschaffungsrecht: Hürde oder Schutzinstrument?

Auf den ersten Blick wirkt das Vergaberecht wie ein Haufen mühseliger Bürokratie. In Wirklichkeit erfüllt es allerdings zentrale Funktionen. Durch das Beschaffungsrecht wird sichergestellt, dass alle Anbieter gleiche Chancen erhalten. Das verhindert Abhängigkeiten und sorgt für Qualität durch Vergleichbarkeit. Gleichzeitig rückt das Beschaffungsrecht die Nachhaltigkeit stärker in den Fokus. Es ist nicht nur der Preis, der zählt, sondern der gesamte Lebenszyklus eines Produkts – von der Anschaffung über Nutzung bis zur Entsorgung. Auch die soziale Verantwortung spielt eine wichtige Rolle. Aspekte wie Arbeitsbedingungen, transparente Lieferketten und ethische Standards werden zunehmend Teil moderner Beschaffungsprozesse. Das bedeutet für Schulen, dass der Einkauf strukturierter, aber auch anspruchsvoller wird. Für Anbieter gilt: Wer die Anforderungen versteht und ganzheitlich denkt, kann Schulen langfristig erfolgreich begleiten.

Der häufigste Denkfehler: Produkte statt Systeme

Viele Beschaffungsprojekte scheitern heute nicht an der Technik selbst, sondern an einer zu kurzfristigen oder isolierten Planung. Häufig werden einzelne Produkte beschafft, ohne das Zusammenspiel mit bestehenden Systemen, Prozessen oder zukünftigen Anforderungen ausreichend mitzudenken. Gerade im Bildungsbereich reicht es längst nicht mehr aus, einfach neue Geräte anzuschaffen. Erst das Zusammenspiel aus Hardware, Software, Infrastruktur und Support entscheidet darüber, ob digitale Lösungen im Schulalltag tatsächlich funktionieren. Typische Fehler, die dabei begangen werden, sind:

• Geräte werden einzeln gekauft, ohne Gesamtlösung 
• Software und Hardware sind nicht optimal aufeinander abgestimmt 
• Infrastruktur wird unterschätzt
• Support und Betrieb werden nicht eingeplant 
• Systeme wachsen uneinheitlich und erschweren spätere Erweiterungen

Das Resultat sind oft funktionierende Einzelteile, die im Alltag jedoch kein stabiles Gesamtsystem ergeben. Dadurch entstehen zusätzliche Kosten, höherer Verwaltungsaufwand und technische Abhängigkeiten, die Schulen langfristig belasten können.

Gesamtlösungen statt Einzelkäufe

Erfolgreiche Schulbeschaffung denkt nicht in einzelnen Produkten, sondern in nachhaltigen und integrierten Lernumgebungen. Ziel ist nicht möglichst viel Technik, sondern eine Lösung, die zuverlässig funktioniert, flexibel bleibt und den Unterricht sinnvoll unterstützt. Eine vollständige Lösung umfasst heute typischerweise:

• Hardware (Endgeräte, Displays) 
• Software (Lernplattformen, Verwaltung) 
• Infrastruktur (WLAN, Netzwerke) 
• Betrieb (Support, Wartung, Updates) 

Ein oft unterschätztes Risiko: Abhängigkeiten

Ein weiterer wichtiger Aspekt bei der Beschaffung von Schulgeräten ist die Vermeidung von Lock-in-Effekten. Wenn Schulen sich zu stark auf einzelne Hersteller oder Marken verlassen, können daraus verschiedene Nachteile entstehen:

• eingeschränkte Flexibilität 
• höhere langfristige Kosten 
• Abhängigkeit von einzelnen Systemen oder Plattformen

Deshalb gewinnen Offenheit, Interoperabilität und Kompatibilität zunehmend an Bedeutung. Gleichzeitig lernen Schüler:innen, mit unterschiedlichen Geräten und Betriebssystemen umzugehen, anstatt ausschliesslich mit Produkten einer einzigen Marke vertraut zu sein. Dies fördert ihre digitale Kompetenz und bereitet sie besser auf die vielfältige IT-Landschaft in Ausbildung und Beruf vor.

Warum viele Schulen überfordert sind

Die Realität ist eindeutig. Schulen sind pädagogische Einrichtungen – keine Beschaffungs- oder IT-Organisationen. Trotzdem müssen sie heute IT-Strategien bewerten, Ausschreibungen verstehen, technische Systeme vergleichen und langfristige Entscheidungen treffen. Und das alles mit begrenzter Zeit und oft ohne spezialisierte Einkaufsabteilung.

So finden Schulen den richtigen Anbieter

Die Anforderungen haben sich verändert, und damit auch die Rolle von Online-Händlern wie Brack Business. Wir wollen nicht nur «Verkäufer» sein, sondern:

• Berater
• Systemanbieter 
• Projektpartner 
• Unterstützer im Ausschreibungsprozess 

Wir helfen Schulen dabei:

• passende Lösungen zu definieren
• technische Komplexität zu reduzieren 
• Beschaffungsprozesse zu vereinfachen 
• nachhaltige Entscheidungen zu treffen 

Schulbeschaffung neu gedacht

Der Einkauf in Schulen ist komplexer geworden, doch wer die Logik hinter dem System versteht, erkennt: Beschaffung ist kein Hindernis, sondern ein Steuerungsinstrument für Qualität, Nachhaltigkeit und Fairness. Bei Brack Business setzen wir genau dort an. Denn in der Schulbeschaffung entscheidet heute nicht mehr einfach der günstigste Anbieter. Erfolgreich ist, wer versteht, wie Schulen wirklich arbeiten – und Lösungen bietet, die im Alltag funktionieren. Schulbeschaffung ist längst mehr als nur Einkauf. Sie ist ein Zusammenspiel aus Pädagogik, Technik, Organisation und rechtlichen Rahmenbedingungen. Unser Anspruch ist es, diese Bereiche intelligent zu verbinden und Schulen ganzheitlich zu unterstützen. Je besser diese Bereiche zusammengebracht werden, desto erfolgreicher verlaufen digitale Transformationsprojekte in Schulen.