​​Huit incontournables pour les start-up​

Tous ne sont pas forcément évidents. Souvent, ce sont justement les éléments insignifiants qui déterminent si une journée de travail se passe comme sur des roulettes ou si des retards inutiles s’invitent au programme. Le bureau n’a pas besoin d’être parfait dès le début. Il est bien plus important qu’il te facilite la vie, te permette de travailler de manière productive et qu’il puisse évoluer avec ton équipe. 

1. Du matériel fiable pour se faciliter la vie

Le design, la décoration et les salles de réunion bien aménagées peuvent attendre. Tout d’abord, il convient de vérifier si les bases techniques fonctionnent. Eh oui: lorsque les ordinateurs rament, que l’espace de stockage touche à ses limites et que certains appareils interrompent le flux de travail, tu remarqueras rapidement combien de temps on perd au quotidien. 

Du matériel de qualité, ce n’est pas que de l’équipement, surtout dans les start-up, où beaucoup de choses se passent en parallèle. C’est la base discrète qui permet au tout de fonctionner. Souvent, des ordinateurs performants, suffisamment de mémoire vive, un stockage SSD et des appareils aussi uniformes que possible font globalement une plus grande différence que ce que l’on pourrait croire. Cela change aussi la donne pour les nouveaux membres de l’équipe: ce n’est pas pareil s’ils peuvent s’installer simplement ou s’ils doivent d’abord batailler avec des adaptateurs, des raccordements et des configurations faites qu’à moitié.

2. L’ergonomie, on ne la remarque que lorsqu’elle nous manque

Dans un premier temps, on se contente souvent de n’importe quelles table et chaise. Le principal, c’est de pouvoir se mettre au travail. Mais cette phase pragmatique atteint rapidement ses limites. Lorsqu’on passe plusieurs heures par jour devant un écran, on remarque vite l’impact qu’ont un siège confortable, un écran à la bonne hauteur et le poste de travail dans son ensemble sur la concentration. 

Une bonne chaise de bureau, un poste de travail dégagé, un clavier agréable, une souris adaptée ou un support pour écran peuvent sembler anodins. Au quotidien, cependant, ce sont justement ces éléments qui font la différence entre «ça joue pour l’instant» et un espace de travail dans lequel on peut rester assis·e et concentré·e pendant des heures. Non pas car ils rendent tout plus luxueux, mais simplement parce qu’ils nous permettent de travailler dans de meilleures conditions. 

3. Une surface d’écran plus importante pour des idées plus claires

Un deuxième écran figure parmi les choses qui sont rarement mises en avant, mais qui font une différence énorme au quotidien. Si seuls quelques onglets sont ouverts, on le remarque à peine. Mais dès qu’il s’agit de jongler entre les e-mails, les présentations, les tableaux, les outils de conception et les appels, on se rend vite compte à quel point il est précieux d’avoir une surface d’écran plus importante. 

Plus besoin de déplacer toutes les fenêtres en permanence. Les processus de travail paraissent plus fluides, on garde une meilleure vue d’ensemble et on économise un certain nombre de clics. Des écrans mesurant entre 24 et 27 pouces, une station d’accueil et des câbles ordrés: en voilà une configuration qui n’a rien d’improvisé; elle fonctionne, tout simplement. C’est typiquement le genre de commodités que l’on remarque tout de suite au quotidien, surtout si on travaille de manière hybride. 

4. Ce n’est qu’en cas de panne qu’on remarque l’importance d’Internet

Au bureau, il existe des choses auxquelles on ne pense pas tellement tant qu’elles fonctionnent. Une connexion Internet stable en fait clairement partie. Ce n’est que lorsqu’on est coupé pendant un appel vidéo, qu’on n’arrive pas à enregistrer des fichiers dans le cloud et que cela nous prend des plombes pour faire une recherche que l’on se rend compte à quel point on en dépend au quotidien. 

Étant donné que de nombreuses tâches sont numériques, une bonne connexion Internet n’est pas un luxe; au contraire, cela fait partie de l’équipement de base. Miser sur un routeur performant, un bon WiFi et, selon la taille du bureau, des points de réseau supplémentaires ou des connexions LAN, c’est s’assurer que la collaboration ne soit pas affectée par l’absence d’un élément que l’on devrait pouvoir considérer comme acquis. Oui, il s’agit aussi d’un de ces sujets de fond auxquels on ne pense pas tant que les choses fonctionnent. 

5. Une réunion réussie ne commence pas par des problèmes techniques

Les réunions font souvent partie intégrante du quotidien professionnel. Il peut s’agir d’un entretien avec un client, d’une séance hebdomadaire, voire d’une discussion avec un partenaire externe. Il est bien plus agréable lorsque ces appels ne doivent pas commencer par des ajustements techniques. 

Souvent, il ne faut pas grand-chose pour y parvenir: une bonne webcam, un casque ou un micro de qualité, un écran adapté et un espace calme suffisent pour que l’entretien puisse se dérouler de manière professionnelle. Il y a une nette différence entre une séance qui se déroule sans accroc et une où l’on doit consacrer les premières minutes à régler le son et l’image. 

6. Même de l’ordre numérique peut nous décharger

Au bureau, le désordre ne se voit pas forcément au premier regard. Une partie importante se trouve dans la structure des dossiers, les noms de fichiers et les versions que plus personne ne comprend vraiment. Dans les jeunes équipes, surtout, le désordre numérique surgit souvent presque naturellement: un document par-ci, une deuxième version par-là, quelques fichiers dans un échange d’e-mails, puis le document final (qui l’est vraiment, cette fois). 

Tant que l’équipe est petite, tout fonctionne d’une façon ou d’une autre. Toutefois, au plus tard lorsque de nouveaux membres la rejoignent, les choses se gâtent. Des dossiers qui suivent une logique claire, des accès définis, des lieux de stockage communs et des noms compréhensibles sont bien moins indigestes qu’on pourrait le croire. Au contraire: ils nous procurent le calme qui nous manque souvent au quotidien, lorsque nous travaillons toutes et tous sur les mêmes fichiers en parallèle. 

7. La sécurité, trop souvent négligée

Lors de la phase initiale, on a souvent l’impression que la sécurité informatique ne sera importante qu’ultérieurement. Au début, il s’agit de s’y mettre, de construire les choses et de progresser rapidement. Il n’est donc pas étonnant que la sécurité soit facilement reléguée au second plan. Et, en règle générale, c’est justement lorsque rien ne se passe, idéalement, que la sécurité s’avère de qualité. 

Des sauvegardes automatiques, une authentification à deux facteurs, un gestionnaire de mots de passe et des accès clairement réglementés ne sont pas des suppléments de luxe, mais des atouts très pertinents. D’ailleurs, les petites équipes ont souvent moins de marge en cas de pépin. Il est donc d’autant plus rassurant que les bases importantes aient été posées avant qu’un problème survienne.  

8. Les petites choses qui paraissent tout à coup essentielles

N’oublions pas tous les détails qui se perdent dans la masse, mais qui nous manquent précisément lorsque l’on en a besoin. Parmi eux, citons les marqueurs pour noter les idées qui nous viennent spontanément, mais aussi les blocs-notes, les notes adhésives, le tableau blanc, les chargeurs, les adaptateurs, les multiprises et les petites réserves de fournitures. 

Rien de tout cela ne donne l’impression d’être révolutionnaire, mais nombre de ces éléments font en sorte que la journée se déroule de manière simple et paisible. Selon la branche dans laquelle tu travailles, il peut aussi être judicieux d’acheter une imprimante, mais plutôt comme supplément pragmatique que comme pièce maîtresse du bureau. Ce qui est déterminant, ce n’est pas tant la quantité, mais plutôt la qualité, c’est-à-dire que les éléments numériques et non numériques interagissent correctement. 

Ce qui est secondaire, dans un premier temps 

Au début, de nombreux articles ont l’air très attirants, mais ne sont pas vraiment utiles au quotidien. On a vite l’impression que, logiquement, l’étape suivante consiste à se procurer sa propre structure de serveurs, des configurations spéciales au prix élevé, des écrans haut de gamme ou d’importants systèmes de conférence. Souvent, ces éléments ne sont cependant guère utiles. Nombre d’entre eux le seront peut-être plus tard, mais nul besoin de leur accorder la priorité dans un premier temps. 

Généralement, une équipe jeune s’en sort mieux en misant délibérément sur un équipement ciblé qui la soutient exactement lorsqu’elle en a besoin. Procéder de la sorte te rendra flexible, ménagera ton budget et te permettra d’investir dans de futurs aménagements plutôt que de compenser de mauvais achats. 

Conclusion 

Dans une start-up, un bureau de qualité ne doit pas impressionner dès le départ. Il doit surtout aider à effectuer les tâches quotidiennes. À force de jongler entre appels, séances de brainstorming, travail à l’écran et dynamique d’équipe croissante, on remarque rapidement ce qui est réellement important. 

Souvent, il ne s’agit pas des gros achats, mais des éléments essentiels qui nous soutiennent dans l’ombre et veillent à ce que notre énergie soit dépensée correctement, pour nous permettre d’assurer notre travail au quotidien. 

Source image de couverture: Unsplash | Getty Images