Ah, les réunions! Aussi inévitables que souvent pénibles! Selon une enquête menée auprès de 5 000 personnes, 72% des réunions sont jugées inefficaces. 78% des personnes interrogées ont par ailleurs déclaré avoir du mal à s’acquitter correctement de leur travail en parallèle de toutes les réunions.

Le constat semble unanime: les meetings nuisent souvent à la productivité et sont source de frustration. Impossible pourtant de se débarrasser des réunions inutiles. Peut-être est-ce pour cela que le fameux e-mail d’Elon Musk sur la productivité dans l’entreprise refait régulièrement surface.

Les règles de la réunion selon Elon Musk

Avant d’entrer en politique et de partir en vrille (pour employer une litote...), Elon Musk a eu quelques idées intéressantes – bien qu’assez radicales – au sujet des réunions. Il a défini les règles suivantes, ici traduites librement de l’anglais.

• Les réunions trop fréquentes sont un fléau pour les entreprises et tendent à empirer au fil du temps. Renoncez systématiquement aux grandes réunions, sauf si elles apportent une valeur ajoutée à l’ensemble des participant·e·s. Le cas échéant, limiter au maximum leur durée.
• Les réunions à répétition doivent être réservées aux affaires extrêmement urgentes. Une fois l’urgence traitée, leur fréquence doit rapidement diminuer.
• Quittez la séance ou raccrochez si vous n’apportez aucune valeur ajoutée. Non, il n’est pas impoli de quitter une réunion. Ce qui l’est, c’est de forcer une personne à rester et de lui faire perdre son temps.

Le CEO de Tesla prône par ailleurs une communication aussi directe que possible. Son mot d’ordre: privilégier la voie la plus courte et esquiver la «chaîne de commandement» hiérarchique. Le tout assorti d’une menace: les cadres qui communiquent via la chaîne de commandement pourront aller chercher un emploi ailleurs.

Sans aller jusque-là, quelques-unes de ces idées méritent le détour.

Les idées à retenir...ou pas

Less is more

Les grandes réunions sont la bête noire du patron de Tesla. En effet, plus les participant·e·s sont nombreux·ses, plus les meetings risquent de s’éterniser. Pour qu’une réunion soit efficace, seules les personnes directement concernées par le sujet et susceptibles d’apporter une contribution active doivent être conviées. Less is more: ok, mais faut-il alors se lever et quitter la pièce sans ménagement? Pas très classe, avouons-le! Le respect est tout aussi important que la clarté et la concertation.

To meet or not to meet

Au-delà de la forme de la réunion, une question essentielle se pose: est-elle vraiment nécessaire? Un rapide échange de mails, une mise à jour vidéo ou un sondage intranet sont souvent plus efficaces. Les réunions conviennent surtout pour les discussions, les prises de décision ou les concertations, mais pas pour la simple transmission d’informations.

La concision est la clé

Beaucoup de bla-bla pour pas grand-chose: on ne le dira jamais assez, les réunions les plus courtes sont les meilleures. Bien trop souvent, une réunion est automatiquement fixée à 30 ou 60 minutes. Pourquoi? Tout simplement car l’outil de planification le prévoit ainsi. Alors nous nous y conformons. Mais a-t-on vraiment besoin d’autant de temps? Une séance de 10 minutes avec un ordre du jour bien défini est souvent plus efficace qu’un long moment où chacun se disperse.

L’efficacité, oui, mais pas au détriment du savoir-vivre

Les hiérarchies horizontales favorisent la communication directe, c’est indéniable. Cependant, dans les entreprises complexes, des responsabilités claires sont parfois nécessaires, ne serait-ce que pour savoir qui fait quoi et à qui s’adresser.

Et puisque nous parlons de communication d’égal à égal: les menaces telles que celles proférées par Musk dans son e-mail n’ont définitivement pas leur place dans un environnement de travail productif. L’efficacité est importante. Mais le savoir-vivre l’est tout autant! 

Pour être efficace, fais court et concis!

Bon, nous avons nous aussi un peu tourné autour du pot. Voici quelques conseils concrets qui t’aideront à organiser des réunions efficaces.

• Renoncer à la réunion peut être une option: bien sûr, on ne peut pas s’en passer complètement. Mais avant d’envoyer ton invitation, demande-toi si celle-ci est en l’occurrence vraiment nécessaire.
• Fixer un objectif clair: si tu organises une réunion, tu as forcément un objectif en vue. Communique-le clairement aux participant·e·s.
• Envoyer uneinvitation explicite: contacte les participant·e·s par e-mail en leur fournissant des informations claires. Quel est le sujet à l’ordre du jour? Quel est l’objectif? Quels sont les préparatifs nécessaires?
• Définir l’ordre du jour: une liste simple des points évitera les digressions, y compris de ta part.
• Faire un check-up technique préalable: rien n’est plus pénible que les problèmes techniques pendant une réunion. Sur place ou à distance: quelle que soit la formule, prépare-toi. Teste la caméra, vérifie le micro et charge l’ordinateur portable.
• Commencer à l’heure: pas avec cinq ou dix minutes de retard.
• Conduire clairement la réunion: Le succès d’une réunion ne doit rien au hasard: il repose notamment sur une bonne modération. Cela signifie qu’il faut une personne capable de guider la réunion et de structurer les échanges, sans perdre de vue le temps et l’objectif.
• Définir les actions à mener: sans suivi, pas de résultat! Répartis clairement les tâches, désigne des responsables et fixe des échéances.

Conseil supplémentaire: organise des réunions debout. La position verticale maintient en éveil...et n’est guère confortable! C’est précisément pour cette raison que les stand-up meetings sont souvent brefs, ciblés et efficaces. S’il n’est pas toujours adapté, ce format vaut la peine d’être essayé.

Conclusion

Si les réunions font partie du quotidien professionnel, elles ne doivent pas devenir contre-productives. Elon Musk est certes un peu excessif dans ses commandements, mais un des aspects qu’il souligne fera sans doute l’unanimité: le temps (de travail) est précieux.

Alors la prochaine fois que tu programmeras une réunion, demande-toi si elle est vraiment nécessaire. Et si la réponse est oui, tâche de répondre à ces trois impératifs: concision, clarté et efficacité. Tu quitteras ainsi ta réunion en songeant avec satisfaction: Voilà du temps bien investi. Et non, cette fois, un e-mail n’aurait pas suffi.

Source image de couverture: Unsplash | SJ Objio