Teams: cinq fonctionnalités à découvrir absolument

Aperçu des absences avec Absentify

Bien qu’Absentify ne soit pas à proprement parler une fonctionnalité de Teams, son intégration est très facile. Cet outil affiche un tableau de bord en direct de toutes les absences, qu’il s’agisse de vacances, de maladie ou de télétravail, tout en synchronisant Outlook et Teams. Il génère automatiquement les notifications d’absence et les supprime à ton retour. Tu peux aussi personnaliser ces messages, gérer les demandes directement dans l’application, désigner des remplaçant·e·s et calculer tes congés avec des quotas automatiques.

Absentify est disponible sous forme d’abonnement payant ou dans une version gratuite limitée.

Création d’une tâche à partir de chats

As-tu déjà remarqué que tu peux créer des tâches de planification directement à partir des messages de chat et les assigner à d’autres personnes? Car c’est justement dans les conversations animées que les actions à entreprendre peuvent se noyer dans le flot de messages. Tu peux facilement y remédier en utilisant «Planificateur». Il te suffit de surligner le texte concerné avec ton curseur, de cliquer sur les trois points, de sélectionner «Autres actions» et de choisir «Créer Planificateur tâche». L’étape suivante consiste à assigner la tâche à un ou plusieurs membres de l’équipe, à définir une date d’échéance, puis à classer cette tâche dans le projet approprié. Mission accomplie: tu as empêché la tâche de disparaître dans le tourbillon quotidien de messages, d’e-mails et d’appels! Note bien que tu pourras l’assigner à d’autres personnes uniquement si le plan de Planificateur est intégré dans un canal «Équipes» où tous les membres sont présents.

En outre, Teams facilite la gestion des tâches avec des applications telles que Wrike, Trello et Asana, intégrables directement dans Microsoft Teams afin de centraliser projets, échéances et progrès.

Étiquettes pour membres d’équipe

Fatigué·e de taguer individuellement chaque membre d’un projet? Microsoft Teams a la solution: crée des étiquettes (ou balises) pour chaque service/groupe dans la catégorie «Équipes». Les étiquettes sont un moyen souvent négligé, mais très efficace de gérer de manière plus ciblée la communication dans les grands groupes. Elles permettent de regrouper les membres d’un projet, département ou sous-groupe, par exemple: @Marketing, @Analyse des données et des projets ou @Support informatique. Pour ce faire, il te suffit d’accéder à l’équipe concernée sous «Équipes», de cliquer sur les trois points en haut à droite et de sélectionner «Gérer les étiquettes». Tu peux ensuite créer tes balises et les attribuer à des membres spécifiques de l’équipe.

Outils de brainstorming

En ce qui concerne l’échange d’idées, Teams offre quelques applications utiles. Fini les feuilles de papier froissées et les partages d’écran désordonnés! Avec Microsoft Teams, la collecte d’idées devient un jeu d’enfant grâce à des applications comme Miro ou MindMeister. Transforme tes réunions en sessions de créativité visuelle: Miro offre un tableau blanc numérique collaboratif sur lequel tu peux placer des post-its, épingler des commentaires ou établir des priorités par vote. MindMeister te permet quant à lui de structurer tes idées en temps réel avec des cartes mentales. Et cerise sur le gâteau: ces deux outils restent à portée de main dans le canal «Équipes», prêts à être consultés et enrichis à tout moment. De cette façon, toi et ton équipe gagnez du temps et vous assurez que vos idées créatives ne passent pas aux oubliettes.

Salles de sous-groupe

Dans les grandes réunions, les discussions vont bon train et certaines voix restent souvent inaudibles. C’est là que Microsoft Teams intervient en proposant des salles de sous-groupe. Ces dernières permettent de répartir temporairement les participant·e·s en petits comités où chacun peut s’exprimer librement, contribuer et poser des questions, ce qui est crucial lors du développement d’idées et de grands projets. Ces espaces fonctionnent comme une réunion Teams classique: échanger, collaborer sur des documents et recueillir des idées deviennent des formalités. Dès que la session est terminée, tous les participants sont automatiquement redirigés vers la réunion principale afin d’y présenter les résultats du groupe.

Il est temps d’exploiter le plein potentiel de Teams

Microsoft Teams regorge de fonctionnalités pratiques qui simplifient le quotidien professionnel, mais beaucoup restent inexploitées. En voici quelques-unes: aperçus des absences, outils de brainstorming, création de salles de sous-groupe et d’étiquettes. Connaître et utiliser ces possibilités permet de gagner du temps, d’augmenter la participation et de garder une vue d’ensemble. Quelques clics suffisent parfois pour optimiser considérablement la collaboration. Prendre le temps d’explorer Teams en profondeur en vaut vraiment la peine, car au-delà des fonctions standard bien connues se dissimule une véritable boîte à outils susceptible de booster la productivité.

Source image de couverture: Unsplash | Mika Baumeister