Ceci n’est pas une fatalité, car si tout le monde prend le temps de bien se préparer, les réunions se dérouleront avec fluidité et efficacité. Bien avant de s’occuper des vérifications techniques ou de jeter un œil à l’agenda, il est crucial de se poser la question: «Quelle contribution puis-je apporter?»

Les secrets d’une réunion réussie – et les écueils à éviter

L’ordre du jour est prêt, la salle est réservée et l’invitation a été envoyée. Cela ressemble à une préparation irréprochable? Pas tout à fait. En effet, ce qui paraît professionnel au premier abord peut rapidement perdre de son impact si les participant·e·s se présentent sans être préparé·e·s. Sans informations préalables complètes, il est difficile d’intervenir avec pertinence et efficacité. Les meetings ne constituent pas des séances d’observation; chacun·e doit être en mesure de contribuer activement ou, à tout le moins, de comprendre les enjeux discutés.

Une préparation efficace commence avec les bonnes questions

Il n’est pas nécessaire de passer en revue chaque page du dernier bilan annuel ou de connaître par cœur chaque détail technique. Mais tu dois comprendre de quoi il s’agit et pourquoi tu es là. Quels seront les sujets abordés? Quelles décisions doivent être prises? Y a-t-il des points en suspens depuis la dernière rencontre? Une bonne préparation est stratégique. Elle t’aide à garder une vue d’ensemble, à organiser tes pensées et à poser les bonnes questions au moment opportun.

Une affaire d’équipe

La préparation individuelle est cruciale, mais collaborer en équipe permet d’optimiser les réunions, en réalisant notamment des mises au point en amont. Il ne s’agit pas seulement de diffuser l’ordre du jour, mais aussi de s’assurer que tout le monde le comprenne clairement. Les responsabilités et rôles doivent être bien définis: qui s’occupe de la modération? Qui apporte les inputs? Qui prend les notes?

Pour les sujets plus complexes, un bref échange avant la réunion peut être utile. Y a-t-il des questions? Est-ce que certaines personnes doivent prévoir une préparation spécifique? Clarifier ces points en amont assure une compréhension commune dès le début, évitant ainsi de s’égarer dans la discussion.

S’impliquer pleinement

Être assis·e dans la salle, c’est une chose. Être réellement présent, c’en est une autre. Cela implique de mettre son téléphone de côté et de n’utiliser son ordinateur que pour prendre des notes ou faire une présentation. Même si ces conseils peuvent sembler élémentaires, demande-toi combien de fois tu t’es déjà déconnecté·e mentalement pendant un meeting? Écouter, c’est être capable de réagir rapidement. Participer, c’est apporter sa pierre à l’édifice. Être bien préparé·e, c’est être en mesure de détecter quand la discussion dérive du sujet. Le succès d’une réunion repose sur des participant·e·s pleinement investi·e·s et concentré·e·s.

Une réunion en appelle une autre

Le suivi constitue également une étape incontournable de la préparation, surtout en vue de la prochaine rencontre. Qu’est-ce qui a été décidé? Quelles tâches restent à finaliser? Qui s’en occupe et d’ici quand? Un bref compte rendu ou un e-mail récapitulant les points principaux assure la pérennisation des résultats. Une petite rétrospective personnelle est également bénéfique: ai-je pu apporter ma contribution? Y a-t-il des questions restées sans réponse? S’interroger de la sorte après chaque réunion permet d’aborder la suivante de manière plus ciblée.

Check-list à consulter avant ta prochaine séance

Tu arrives en réunion et tu n’as aucune idée de quoi il retourne? Afin d’éviter de te retrouver dans cette situation, voici une petite liste pour te préparer.

• Clarifier l’objectif: quel est le but à atteindre pour toi et l’équipe d’ici la fin de la réunion?
• Comprendre le contexte: quels sont les sujets déjà abordés? Quelles sont les nouveautés? Existe-t-il des documents ou des comptes rendus à consulter?
• Définir sa propre contribution: quelles questions ou idées apportes-tu? De quelle manière peux-tu te rendre utile concrètement?
• Assure-toi que tous les outils fonctionnent: ton ordinateur portable est-il chargé? La présentation est-elle prête? Le micro est-il opérationnel? Tout cela fait également partie de la préparation.
• Garde le chrono en vue: si tu as un rôle actif (modération, présentation, intervention), de combien de temps as-tu réellement besoin?

La clé réside dans la préparation

Le succès d’une réunion ne doit rien au hasard. Il repose sur la clarté, une structure solide et une préparation personnelle. Certes, tu pourrais te lancer au petit bonheur la chance et espérer que tout se passe bien. Mais soyons honnêtes, les réunions les plus fructueuses sont celles où chacun connaît son rôle et où tou·te·s les participant·e·s contribuent activement!

Alors, la prochaine fois, au lieu de simplement cliquer dans Outlook, pose-toi la question: suis-je prêt·e? Si oui, tu quitteras probablement la réunion en te disant que cela a vraiment servi à quelque chose!

Source image de couverture: Unsplash | Headway