Réunions hybrides: une nouvelle norme

Les réunions en mutation – une petite exploration dans le passé

Jusqu’au XIX^e siècle, aucun outil technique n’était disponible. Les réunions se limitaient à de simples rassemblements locaux et, à vrai dire, il n’existait même pas encore de télégraphe, et encore moins de téléphones. La communication à distance passait exclusivement par le courrier. L’apparition du téléphone marque un tournant décisif.

En 1876, Alexander Graham Bell dépose le brevet du téléphone qui ouvre la voie à la communication moderne. Rapidement adopté dans les entreprises, le téléphone rend possible, pour la première fois, des réunions internationales en temps réel. Puis les innovations s’enchaînent: l’ordinateur numérique programmable en 1941, le premier service commercial d’appels vidéo en 1970, l’e-mail en 1971, le World Wide Web en 1989. Progressivement, ces outils s’imposent dans le quotidien professionnel. En 2003, Skype démocratise les appels vocaux et vidéo gratuits via Internet. Bientôt suivront MSN, Teams et Zoom.

Puis survient la pandémie de Covid, soudaine et inattendue, qui accélère la numérisation de la culture des réunions. Les séances virtuelles et hybrides deviennent alors une nécessité, y compris dans les organisations qui s’y étaient longtemps montrées réticentes.

De la salle de réunion classique à l’espace hybride moderne

Nous avons certes renoué avec le bureau, mais le télétravail s’est installé durablement dans nos habitudes. La flexibilité et l’équilibre entre vie professionnelle et vie privée ont pris une importance considérable, tout comme les nouvelles exigences liées aux salles de réunion. Hier dédiées au présentiel, elles doivent désormais accueillir des formats hybrides: une partie des participantes et participants sur place, l’autre à distance. Une salle de réunion moderne doit pouvoir relier ces deux dimensions sans friction. L’enjeu n’a rien d’insurmontable, pour peu qu’elle soit dotée d’un équipement technique adapté.

Aperçu des principaux composants standard

• L’écran constitue le point central où convergent présentations, contenus et, lors des réunions hybrides, les participantes et participants. Les critères essentiels sont une haute résolution (au minimum Full HD, idéalement 4K), une fonction tactile, un format adapté et des interfaces adéquates.
• La barre de visioconférencepermet de voir tous les participants et participantes et d’assurer une qualité audio optimale, avec des fonctions intelligentes comme l’autofocus piloté par IA ou la réduction du bruit. Les critères de choix majeurs sont la résolution de la caméra, la portée des microphones et une intégration simple en plug-and-play.
• Le chariot mobile apporte plus de flexibilité en permettant de placer l’écran ou le tableau blanc où l’on veut dans la salle. Certains modèles sont même motorisés. La stabilité, la hauteur (ou sa possibilité de réglage) ainsi que le système de fixation sont des éléments déterminants.
• Le commutateur AV facilite le raccordement de différentes sources audio et vidéo et permet de basculer facilement de l’une à l’autre sans avoir à débrancher de câbles. L’essentiel est qu’il soit compatible avec tous les équipements utilisés et qu’il prenne en charge les formats vidéo actuels.
• Les systèmes de présentation sans fil offrent la possibilité d’utiliser se0s propres appareils et de piloter la technologie de la salle de manière flexible. Le mode BYOD (Bring Your Own Device) permet de projeter directement ses présentations, tandis que le mode BYOM (Bring Your Own Meeting) va plus loin en donnant accès au contrôle de la caméra, de l’écran et de l’audio depuis son appareil. Un bon système doit garantir des temps de réponse rapides et une connexion stable.
• Les câbles, souvent négligés, restent pourtant un élément fondamental de toute installation. Mieux vaut éviter les économies à ce niveau: ils constituent l’ossature de la transmission et garantissent la stabilité de l’image et du son. Des câbles de haute qualité conformes aux standards actuels (HDMI 2.1, USB-C, CAT6/CAT7) sont indispensables, de même qu’une longueur adaptée, un blindage efficace contre les interférences et des connecteurs durables.

Rester à la pointe de la technologie

L’univers des réunions ne cesse d’évoluer: nouvelles normes, équipements toujours plus intelligents et solutions toujours plus performantes voient continuellement le jour. En actualisant régulièrement vos salles de réunion, vous garantissez non seulement des échanges fluides, mais affirmez aussi votre capacité d’innovation et d’adaptation. Car au fond, il ne s’agit pas seulement d’écrans, de barres de visioconférence ou de câbles, mais bien d’un usage réfléchi de la technologie pour stimuler la communication, la collaboration et la créativité.

 

Source image de couverture: Adobe Stock | 773479656