Papier vs numérique: trouver l’équilibre au bureau

Le rêve numérique

Adieu les feuilles qui traînent partout, les recherches interminables pour trouver le bon document ou encore les piles désordonnées sur les tables: tu l’auras compris, ce ne sont pas les arguments en faveur du bureau «zéro papier» qui manquent! Au lieu de passer un temps infini à feuilleter des dossiers physiques, les documents sont accessibles en quelques clics depuis n’importe où, ce qui permet d’augmenter la productivité. Sans compter qu’il est également bien plus aisé de se concentrer lorsque l’espace de travail n’est pas envahi de papiers.

Autre avantage du numérique: plusieurs personnes peuvent travailler simultanément sur le même fichier sans pour autant se trouver au même endroit. De nos jours, accéder facilement aux documents lorsqu’on est en télétravail est une évidence, et il est même possible (et très simple!) de signer des contrats numériquement en bonne et due forme.

Avec la transformation numérique, la sécurité progresse aussi considérablement. Au lieu de protéger physiquement les documents importants avec un cadenas et une clé, la gestion numérique permet de contrôler facilement l’accès à ces derniers et même de savoir qui a travaillé dessus et à quel moment. Mais toute médaille a son revers: les documents numériques peuvent également tomber entre de mauvaises mains. Les cyberattaques étant en augmentation, la sécurité des données joue un rôle crucial.

Moins de papier signifie également une diminution des impressions, des trajets et des espaces de stockage. Cela permet non seulement de préserver l’environnement, mais aussi de faire des économies. Last but not least: le bureau dématérialisé séduit d’un point de vue esthétique. Fini les étagères pleines à craquer et dossiers à perte de vue. Ce qui occupait autrefois des pièces entières tient aujourd’hui dans un seul et même appareil. L’espace récupéré peut alors être aménagé pour créer des lieux qui apportent une véritable valeur ajoutée comme des zones de rencontre, des coins café ou encore des endroits pour travailler au calme.

La réalité du quotidien

Soyons réalistes, le tout numérique n’est pas encore pour demain. Un petit mot écrit à la main est bien plus personnel que n’importe quel message électronique, et certaines idées sont plus faciles à esquisser à l’aide d’un stylo et d’une feuille que dans un outil numérique.

Mais c’est surtout en matière de travail créatif que le bon vieux papier-crayon révèle particulièrement ses atouts, que ce soit pour dessiner des croquis à la hâte, réaliser des cartes mentales structurées ou encore pour rassembler les idées sur des flipcharts. Par ailleurs, les supports physiques tels que les cartes de visite, les flyers ou les brochures ont toujours autant la cote, car ils donnent souvent l’impression d’être de meilleure qualité et sont plus engageants.

La valeur ajoutée du papier

Même si nous apprécions les outils numériques, le papier possède des qualités qu’aucun écran ne peut remplacer. Notre esprit fonctionne de manière visuelle et spatiale, c’est pourquoi il nous est souvent plus facile de faire des associations d’idées lorsque nous utilisons un crayon et du papier plutôt que sur un écran d’ordinateur. En outre, le processus d’écriture manuscrite étant plus lent, cela nous oblige à formuler nos pensées avec nos propres mots.

Par ailleurs, pour trouver rapidement des informations pertinentes, nous avons tendance à scanner les textes. Cela s’avère bien pratique pour la recherche, mais moins utile si l’on souhaite en approfondir le contenu. Il a en effet été prouvé que lire sur papier améliore la concentration et permet de mieux retenir les informations.

Lorsque nous sommes plongés dans une lecture sur un support physique, nous sommes également moins soumis aux distractions – aucune notification push, aucun e-mail, aucun message instantané. Juste, peut-être, une question d’un·e collègue assis·e à côté de nous. La lecture sur papier est également plus agréable pour nos yeux. Les personnes qui fixent un écran toute la journée clignent moins des yeux, ce qui les fatigue et les assèche plus rapidement.

Conclusion: un duo gagnant

Les arguments en faveur du bureau numérique sont multiples: moins de chaos, davantage d’efficacité et de durabilité. Mais le papier présente lui aussi son lot de qualités. Il stimule la créativité, améliore la concentration et, dans de nombreuses situations, il offre une touche plus personnelle et authentique.

Ainsi, il est pertinent de trouver l’équilibre entre le papier et le numérique, sans pour autant en exclure définitivement l’un des deux: recourir aux processus digitaux lorsqu’ils apportent une réelle valeur ajoutée, et au papier si une approche plus personnelle, approfondie ou créative est souhaitée.

Bref, le bureau du futur est certes dématérialisé, mais le papier n’a pas dit son dernier mot... ne serait-ce que pour faire voler quelques avions!

Source image de couverture: Unsplash | Carter Hightower