Meetings: Wir kommen nicht ohne sie aus, aber mit ihnen ist es oft auch nicht leicht. Eine Umfrage mit 5'000 Personen ergab, dass 72 Prozent der Meetings als ineffektiv empfunden werden. Und 78 Prozent der Befragten gaben an, dass es ihnen schwerfällt, neben allen Sitzungen ihre Arbeit zufriedenstellend zu erledigen.

Es scheint allen klar zu sein, dass Meetings oft Produktivitätskiller sind und Frust auslösen. Und doch werden wir ineffiziente Sitzungen nicht los. Vielleicht macht deshalb eine alte E-Mail von Elon Musk zur Produktivität im Unternehmen immer wieder die Runde.

Meeting-Regeln à la Elon Musk

Bevor er sich in die Politik einmischte und den Weg der Vernunft komplett verliess (um es mal diplomatisch auszudrücken…), hatte Elon Musk ein paar spannende – wenn auch ziemlich radikale – Ideen zu Meetings. Er stellte folgende Regeln auf, die wir hier sinngemäss aus dem Englischen übersetzt haben:

• Zu viele Meetings sind das Übel grosser Unternehmen und werden fast immer schlimmer mit der Zeit. Verzichtet auf alle grossen Meetings, ausser sie bringen allen Teilnehmenden einen Mehrwert. In diesem Fall: möglichst kurzhalten.
• Häufige Besprechungen nur bei einer extrem dringenden Angelegenheit. Sobald diese gelöst ist, sollte die Meeting-Frequenz wieder rapide sinken.
• Verlasst Meetings oder beendet Calls, wenn ihr keinen Mehrwert beitragt. Es ist nicht unhöflich, zu gehen, es ist unhöflich, jemanden zum Bleiben zu zwingen und seine Zeit zu verschwenden.

Auch eine möglichst direkte Kommunikation ist dem Tesla-CEO wichtig. Sie sollte immer über den kürzestmöglichen Weg erfolgen, nicht entlang hierarchischer «Befehlsketten». Und er droht: Wer versuche, die Kommunikation über die Befehlskette durchzusetzen, werde sich bald an einem anderen Arbeitsplatz wiederfinden.

So radikal muss es nicht sein, aber einige der Gedanken lohnen sich durchaus zur Nachahmung. 

Was wir uns abschauen können – und was nicht

Weniger ist mehr

Grosse Meetings sind dem Tesla-Chef ein Dorn im Auge. Tatsächlich steigt die Gefahr, dass Sitzungen ausufern, je mehr Leute teilnehmen. Für ein effizientes Meeting sollten deshalb nur Personen eingeladen werden, die direkt mit dem Thema zu tun haben und aktiv etwas beitragen können. Weniger ist mehr – doch einfach aufstehen und rauslaufen? Nicht die feine Art. Respekt ist genauso wichtig wie Klarheit und Absprache.

To meet or not to meet

Die Frage ist oft nicht wie, sondern ob überhaupt ein Meeting nötig ist. Für viele Anliegen ist ein kurzer Mailaustausch, ein Video-Update oder eine Umfrage im Intranet zielführender. Meetings eignen sich vor allem für Diskussionen, Entscheidungsfindungen und Abgleiche, nicht für reine Informationsweitergabe.

In der Kürze liegt die Würze

Viel geredet, wenig gesagt: Die Empfehlung, Meetings möglichst kurzzuhalten, ist mehr als berechtigt. Viel zu oft wird ein Termin automatisch auf 30 oder 60 Minuten angesetzt – einfach, weil das Kalendersystem es so vorgibt. Und was eingeplant ist, wird auch genutzt. Aber braucht's wirklich so viel Zeit? Ein 10-Minuten-Meeting mit klarer Agenda ist oft wirkungsvoller als eine Stunde ohne Richtung.

Effizienz ja, aber mit Anstand

Flache Hierarchien fördern direkte Kommunikation, keine Frage. Doch in komplexen Unternehmen braucht es manchmal klare Zuständigkeiten, auch als Orientierungshilfe.

Und wenn wir schon bei Kommunikation auf Augenhöhe sind: Drohgebärden, wie sie Musk in seiner E-Mail äussert, gehören definitiv nicht in ein produktives Arbeitsumfeld. Effizienz ist wichtig. Anstand auch. 

Kurz und knapp: So wird's effizienter

Zugegeben: Jetzt haben wir auch ein bisschen um den heissen Brei geredet. Damit du's beim nächsten Meeting besser machst, kommen hier konkrete Tipps für effiziente Besprechungen:

• Kein Meeting ist auch eine Lösung: Klar, ganz ohne geht's nicht. Aber frage dich bei jeder Einladung: Braucht es wirklich ein Meeting?
• Klares Ziel setzen: Wenn du eine Besprechung einberufst, dann gibt es bestimmt auch ein Ziel. Kommuniziere dieses klar an die Teilnehmenden.
• Konkrete Einladung: Hole die Teilnehmenden mit einer aussagekräftigen E-Mail ab. Was wird besprochen? Was ist das Ziel? Und was muss vorbereitet werden?
• Agenda aufsetzen: Eine einfache Traktandenliste hilft dir, dass niemand abschweift – auch du nicht.
• Technik-Check vorab: Nichts ist mühsamer als technische Hänger während des Meetings. Egal ob vor Ort oder remote, bereite dich vor. Kamera testen, Mikro prüfen und Laptop laden.
• Pünktlich starten: Nicht fünf, nicht zehn Minuten später.
• Klare Führung: Ein gutes Meeting braucht eine gute Moderation – eine Person, die durchs Meeting führt, Zeit und Ziel im Auge behält und Struktur gibt.
• To-Dos festhalten: Ohne Nachbereitung kein Output! Verteile klare Aufgaben, bestimme Verantwortliche und lege Fristen fest.

Extra-Tipp: Meetings im Stehen abhalten. Stehen macht wach – und unbequem. Genau darum bleiben Stand-up-Meetings oft kurz, fokussiert und effizient. Sie passen nicht immer, aber ausprobieren lohnt sich.

Fazit

Meetings gehören zum Arbeitsalltag dazu, sie sollten aber nicht dessen grösstes Hindernis sein. Elon Musks Regeln mögen überzeichnet sein, doch er spricht einen Punkt an, den viele unterschreiben würden: (Arbeits-)Zeit ist kostbar.

Frag dich also beim nächsten Kalendereintrag: Braucht's wirklich ein Meeting? Und wenn ja: Wie machen wir es so kurz, klar und zielführend wie möglich? Denn am Ende solltest du aus dem Meeting rauslaufen und denken: Gut investierte Zeit – und nein, diesmal hätte es keine E-Mail getan.

Quelle Titelbild: Unsplash | SJ Objio