Das muss nicht sein. Denn Meetings können deutlich effizienter verlaufen, wenn sich alle bewusst vorbereiten. Und das beginnt nicht erst mit dem Technik-Check oder dem Öffnen des Kalenders, sondern mit der Frage: «Welchen Beitrag kann ich in diesem Meeting leisten?»

Was Meetings brauchen – und was nicht

Die Agenda steht, der Raum ist gebucht und die Einladung wurde verschickt. Klingt nach einer guten Vorbereitung? Nicht ganz. Denn was auf den ersten Blick professionell wirkt, verliert schnell an Wirkung, wenn die Teilnehmenden ohne Plan auftauchen. Wer nicht weiss, worum es geht, kann auch schwer zur Lösung beitragen. Meetings sind keine Zuschauerveranstaltungen. Wer teilnimmt, sollte entweder etwas beitragen oder zumindest verstehen, worüber gesprochen wird.

Effiziente Vorbereitung beginnt mit den richtigen Fragen

Du musst nicht jede Seite der letzten Jahresbilanz durchgehen oder jedes technische Detail auswendig kennen. Aber du solltest verstehen, worum es geht und warum du dabei bist. Was wird diskutiert? Welche Entscheidungen stehen an? Gibt es offene Punkte aus dem letzten Termin? Eine gute Vorbereitung ist selektiv. Sie hilft dir, den Überblick zu behalten, deine Gedanken zu sortieren und im richtigen Moment die richtigen Fragen zu stellen.

Vorbereitung ist auch Teamsache

Nicht nur die individuelle Vorbereitung ist wichtig, auch im Team lassen sich Meetings besser gestalten, wenn im Vorfeld gewisse Absprachen getroffen werden. Dazu gehört, dass die Agenda nicht nur versendet, sondern auch verstanden wird. Die Rollen und Verantwortlichkeiten sollten klar sein. Wer moderiert? Wer bringt den Input? Wer dokumentiert?

Bei grösseren Themen kann ein kurzer Austausch vor dem Meeting hilfreich sein. Gibt es Rückfragen? Müssen sich bestimmte Personen gezielt vorbereiten? Wer solche Punkte im Vorfeld klärt, startet mit einem gemeinsamen Verständnis und spart sich später lange Umwege in der Diskussion.

Präsenz zeigen – nicht nur körperlich

Im Raum zu sein, ist das eine. Wirklich präsent zu sein, ist etwas anderes. Das bedeutet: Handy weg, Laptop nur aufmachen, wenn du aktiv mitschreibst oder präsentierst. Zugegeben, das klingt wie ein Tipp aus dem Schulbuch, aber frage dich ehrlich, wie oft du in Meetings schon mal gedanklich abgeschweift bist. Wer zuhört, kann schneller reagieren. Wer sich einbringt, gestaltet mit. Wer vorbereitet ist, merkt auch, wenn ein Thema vom Kurs abkommt. Meetings brauchen keine Multitasker, sondern Menschen, die wirklich dabei sind.

Nach dem Meeting ist vor dem Meeting

Auch die Nachbereitung gehört zur Vorbereitung, zumindest was den nächsten Termin betrifft. Was wurde beschlossen? Welche Aufgaben sind noch offen? Und wer kümmert sich bis wann darum? Ein kurzes Protokoll oder eine E-Mail mit den wichtigsten Punkten sorgt dafür, dass die Ergebnisse nicht im Raum verpuffen. Ein kurzer persönlicher Rückblick lohnt sich ebenfalls: Habe ich meinen Beitrag leisten können? Gab es Fragen, die offengeblieben sind? Wer sich diese Fragen nach jedem Meeting stellt, geht automatisch fokussierter ins nächste.

Kurzcheck für deinen nächsten Termin

Damit du beim nächsten Meeting nicht erst im Raum realisierst, dass du keine Ahnung hast, worum es geht, hier ein kleiner Check vorab:

• Ziel klären: Was soll am Ende des Meetings für dich und das Team erreicht sein?
• Kontext verstehen: Was wurde bisher besprochen? Was ist neu? Gibt es Unterlagen oder Protokolle?
• Eigenen Beitrag definieren: Welche Fragen oder Inputs bringst du mit? Wo kannst du konkret weiterhelfen?
• Technik prüfen: Ist der Laptop geladen? Läuft die Präsentation? Funktioniert das Mikrofon? Auch das zählt zur Vorbereitung.
• Zeit im Blick behalten: Falls du eine aktive Rolle hast (Moderation, Präsentation, Input), wie viel Zeit brauchst du wirklich dafür?

Mit Vorbereitung zum Erfolg

Gute Meetings entstehen nicht durch Zufall. Sie sind das Ergebnis von Klarheit, Struktur und individueller Vorbereitung. Natürlich kannst du dich auch einfach überraschen lassen und hoffen, dass es nicht allzu schlimm wird. Aber seien wir ehrlich: Die besseren Meetings sind die, bei denen alle wissen, warum sie da sind, und bei denen sie einen Beitrag leisten können.

Klicke also beim nächsten Termin nicht nur den Outlook-Eintrag an, sondern überlege kurz: Bin ich bereit? Wenn ja, stehen die Chancen gut, dass du nach dem Meeting denkst: Das hat jetzt wirklich etwas gebracht.

Quelle Titelbild: Unsplash | Headway