5 praktische Teams-Funktionen, die viele übersehen

Abwesenheitsübersicht mit Absentify

Streng genommen ist es kein eigenes Teams-Feature, doch: Über die App-Integration lässt sich Absentify nahtlos einbinden. Die Anwendung zeigt in einem Live-Dashboard alle Abwesenheiten – ob Urlaub, Krankheit oder Homeoffice – und synchronisiert dabei Outlook und Teams. Den Aufwand für die Abwesenheitsnotizen nimmt sie dir vollumfänglich ab: Sie werden automatisch generiert und bei deiner Rückkehr wieder entfernt. In der App kannst du individuelle Abwesenheitstypen erstellen, Anträge direkt über die Anwendung prüfen lassen, Vertretungen festlegen und mit automatischen Kontingenten deinen Urlaub kalkulieren.

Erhältlich ist die Anwendung als kostenpflichtiges Abo oder in einer eingeschränkten Gratisversion.

Aufgabenverteilung aus Chats

Wusstest du schon, dass du aus Chatnachrichten direkt Planner-Aufgaben erstellen und diese wiederum anderen zuweisen kannst? Gerade in lebhaften Unterhaltungen gehen To-dos im Chat gerne unter. Wer den Planner nutzt, hat dafür eine einfache Lösung: Ziehe deinen Curser über die Nachricht, klicke auf die drei Punkte, ziehe den Curser nun über «Weitere Aktionen» und wähle «Planner-Aufgabe erstellen». Im nächsten Schritt kann die Aufgabe einem oder mehreren Teammitgliedern zugewiesen, mit einem Fälligkeitsdatum versehen und in den passenden Projekt-Bucket einsortiert werden. Et voilà; du hast erfolgreich verhindert, dass die Aufgabe in der täglichen Flut an Nachrichten, E-Mails und Anrufen untergeht. Beachte jedoch, dass du die Aufgabe nur dann auch anderen zuweisen kannst, wenn der Planner-Plan in einem Teams-Kanal eingebunden ist und alle Beteiligten dort Mitglied sind.

Darüber hinaus erlaubt Teams auch die Aufgabenverwaltung via Apps: Anwendungen wie Wrike, Trello und Asana lassen sich einbinden und direkt in Microsoft Teams nutzen, sodass Projekte, Deadlines und Fortschritte zentral an einem Ort verwaltet werden können.

Tags für Mitgliedergruppen

Wenn du es leid bist, immer alle Projektmitglieder einzeln zu taggen, bietet Microsoft Teams eine einfache Lösung: Unter der Kategorie «Teams» kannst du bei den einzelnen Abteilungen und Gruppen auch Tags erstellen. Tags in Teams sind ein oft übersehener, aber äusserst wirkungsvoller Weg, um die Kommunikation in grösseren Gruppen gezielter zu steuern. Mit ihnen kannst du lange Erwähnungslisten vermeiden und Projektmitglieder, Abteilungen oder kleinere Gruppen innerhalb des grossen Ganzen bündeln: ob nun @Marketing, @Projekt-Datenanalyse oder @IT-Support. Dafür musst du lediglich das betroffene Team unter «Teams» öffnen, auf die drei Punkte oben rechts auf dem Menüband klicken und «Tags verwalten» anwählen. Daraufhin kannst du Tags erstellen und sie bestimmten Teammitgliedern zuweisen.

Brainstorming-Tools

Auch in Sachen Ideensammlung gibt es einige nützliche Anwendungen, die sich bei Teams heranziehen lassen. Brainstorming muss nicht mit zerknitterten Zetteln oder chaotischen Screensharing enden – Microsoft Teams macht es dank Integrationen wie Miro oder MindMeister möglich, Ideen direkt im Meeting visuell festzuhalten. Mit Miro können alle Teilnehmenden gleichzeitig auf einem digitalen Whiteboard arbeiten, Post-its setzen, Kommentare anheften oder per Abstimmung priorisieren, während MindMeister auf strukturierte Mindmaps in Echtzeit setzt. Beide Tools bleiben nach dem Meeting im jeweiligen Teams-Kanal verankert, sodass Ideen jederzeit abrufbar und erweiterbar sind. Auf diese Weise sparen du und dein Team Zeit und sorgen dafür, dass kreative Ideen nicht im Protokoll verenden.

Breakout-Räume

In grösseren Runden gehen Diskussionen oft unter und vereinzelte Stimmen bleiben ungehört. Gerade bei Ideenentwicklungen und grossen Projekten ist es wichtig, dass sich alle einbringen, ihren Beitrag leisten und ungeklärte Fragen stellen können. Microsoft Teams schafft Abhilfe mit Breakout-Räumen. Auf diese Weise unterteilst du die Teilnehmenden im Meeting für eine begrenzte Zeit in abgegrenzte Gruppen bzw. «Räume», wo sie sich ungestört unterhalten können. Die Räume funktionieren wie eine normale Teams-Besprechung: chatten, Dokumente bearbeiten und Ideen sammeln ist dort problemlos möglich. Sobald die Session beendet ist, werden alle Teilnehmenden automatisch wieder ins Hauptmeeting zurückgeholt und können dort gruppenweise ihre Ergebnisse präsentieren.

Zeit, mehr aus Teams herauszuholen

Microsoft Teams steckt voller praktischer Funktionen, die den Arbeitsalltag erleichtern – viele davon bleiben jedoch unentdeckt. Von Abwesenheitsübersichten über automatisierte Aufgabenverteilung und gezielte Tags bis hin zu Brainstorming-Tools und Breakout-Räumen: Wer diese Features kennt und einsetzt, spart Zeit, erhöht die Beteiligung und behält den Überblick. Oft genügen schon ein paar Klicks, um die Zusammenarbeit deutlich effizienter zu gestalten. Es lohnt sich also, Teams genauer zu erkunden, denn hinter den bekannten Standardfunktionen kann sich ein ganzer Werkzeugkasten für produktives Arbeiten verbergen.

Quelle Titelbild: Unsplash | Mika Baumeister